Trabajo en campo
Acta de servicio digital: qué debe tener y cómo dejar el papel en campo
Qué debe tener un acta de servicio digital para técnicos en campo (formulario propio, fotos con GPS, firma y PDF) y cómo pasar del papel al celular.
Por el equipo de Globia ·
El acta de servicio es el documento que deja constancia de lo que hizo un técnico en una visita: qué revisó, qué cambió, en qué estado quedó el equipo y quién recibió el trabajo. En muchas empresas todavía es un formato de papel que se llena a mano, se firma y vuelve a la oficina días después. Esta guía le explica qué debe tener un acta digital y cómo pasar del papel al celular.
Los problemas del acta en papel
- Llega tarde a la oficina, o no llega.
- La letra no se entiende y faltan datos.
- No hay fotos del antes y el después.
- No hay forma de comprobar que el técnico estuvo en el lugar.
- Buscar un acta de hace seis meses toma horas.
Qué debe tener un acta de servicio digital
- Datos del servicio. Cliente, dirección, fecha y técnico responsable.
- Campos propios de su operación. Cada empresa revisa cosas distintas: un formulario configurable evita acomodarse a un formato ajeno.
- Fotos con ubicación. Del antes, del después y de cualquier novedad, con el GPS y la hora de cada foto.
- Firma de quien recibe. Con nombre y documento, en la pantalla del celular.
- Un PDF para compartir. Un documento que se envía al cliente y queda archivado.
- Funcionamiento sin señal. Sótanos, zonas rurales y cuartos técnicos no siempre tienen internet.
Cómo pasar del papel al acta digital
1. Parta de su formato actual
Tome el acta de papel que ya usa y convierta cada casilla en un campo. Quite lo que nadie llena y agregue lo que siempre falta.
2. Defina qué fotos son obligatorias
Si el cliente suele reclamar por el estado del equipo, exija la foto del antes. Si reclama por el trabajo terminado, la del después.
3. Pruebe con un técnico antes de cambiar a todos
Una semana con una persona del equipo le muestra qué campos sobran y qué tan rápido se llena el acta en la visita real.
4. Acuerde qué pasa con el PDF
Decida si se envía al cliente al terminar, si se adjunta a la factura o si solo se archiva. Así el acta tiene un uso claro.
Para organizar al equipo completo, lea la guía de gestión de técnicos en campo.
Cómo lo resuelve Globia
Con Globia el técnico llena en la app Android un formulario configurable por su empresa, toma fotos con GPS y hora, y el cliente firma con su nombre y documento en el celular. La app funciona sin internet y sincroniza sola cuando vuelve la señal. Cada servicio queda con un PDF de trazabilidad que puede compartir con su cliente.
Conozca el software de trabajo en campo o lea qué es el trabajo en campo.