¿Qué es el trabajo en campo (field service) y cómo se gestiona?

El trabajo en campo, conocido en inglés como field service, es todo el trabajo que una empresa hace fuera de su oficina, en el lugar del cliente: instalar, reparar, revisar, inspeccionar o visitar. A diferencia de una entrega, aquí no se lleva un paquete: se presta un servicio y hay que dejar constancia de lo que se hizo.

¿Qué empresas tienen trabajo en campo?

• Mantenimiento: aires acondicionados, ascensores, plantas eléctricas, equipos industriales.
• Instalaciones: internet y televisión, gas, cámaras, paneles solares, electrodomésticos.
• Servicio técnico: reparaciones y garantías en casa o en empresa.
• Telecomunicaciones: técnicos en torres, redes y clientes.
• Seguridad: instalación y revisión de alarmas y sistemas de monitoreo.
• Equipos comerciales: visitas a clientes, auditorías de punto de venta e inventarios.

Los retos del trabajo en campo

• Saber dónde está cada técnico y si realmente llegó a la visita.
• Armar la agenda para que cada técnico recorra menos y atienda más.
• Recibir la información completa de cada visita, no en planillas que llegan días después.
• Tener evidencia de lo que se hizo, para el cliente y para cualquier reclamo.
• Trabajar sin señal en sótanos, cuartos técnicos o zonas rurales.

Conceptos básicos

• Orden de servicio u orden de trabajo: el registro de cada visita, con cliente, dirección, técnico y estado.
• Check-in y check-out: el registro de la hora y el lugar de llegada y salida del técnico.
• Formulario o lista de chequeo: las preguntas que el técnico debe diligenciar en cada tipo de visita.
• Acta de servicio: el documento que resume el trabajo y firma el cliente.
• Ventana horaria: el rango de tiempo en que el cliente espera la visita.

¿Cómo se gestiona el trabajo en campo con software?

Un software de trabajo en campo reemplaza la hoja de cálculo, el grupo de WhatsApp y la planilla de papel. En la oficina se crean y asignan las órdenes; el técnico las recibe en el celular, hace check-in con GPS, diligencia el formulario, toma las fotos y cierra con la firma del cliente. Todo queda guardado en la orden en el momento. Profundizamos en la guía de gestión de técnicos en campo.

Trabajo en campo y última milla: ¿en qué se parecen?

Las dos operaciones ocurren en la calle, dependen de rutas y horarios, y necesitan evidencia. Por eso muchas empresas que hacen entregas y también tienen técnicos prefieren una sola plataforma. Si quiere la definición de la otra mitad, lea qué es la última milla.

Para ver el ciclo completo de una visita, lea qué debe tener un software de órdenes de servicio y qué debe tener una app para técnicos en campo.

Cómo lo hace Globia

Globia organiza visitas por zona y prioridad, crea órdenes de servicio, registra el check-in con GPS y guarda fotos, formularios con los formatos de su empresa y actas firmadas. La app funciona en Android, incluso sin internet. Conozca el software de trabajo en campo.